Когда сотрудники приезжают в офис два или три раза в неделю, закреплять отдельный стол за каждым не всегда разумно. Но и простое сокращение рабочих мест может создать новую проблему: во вторник свободных столов не хватает, а в пятницу большая часть офиса пустует. Чтобы выбрать подходящую площадь, нужно опираться не на численность команды, а на её реальный график.
Посмотреть офисы для аренды в Санкт-Петербурге можно здесь. До начала просмотров стоит определить, сколько человек одновременно бывает в офисе и какие помещения нужны им помимо рабочих зон.
Посчитайте пиковую загрузку
Для начала соберите данные хотя бы за несколько обычных недель. Важно узнать не среднее число посетителей за день, а максимальное количество сотрудников, которые приходят одновременно. Если большую часть недели в офисе работает двадцать человек, но по средам собираются тридцать пять, ориентироваться следует именно на этот день.
Отдельно учитывают новых сотрудников, стажёров и коллег из других подразделений. Небольшой запас мест полезен, но его размер лучше определять по планам компании, а не брать произвольный процент. Если команда растёт, стоит сравнить прогноз найма со сроком аренды.
Учитывайте привычки разных отделов
Общий гибридный график не означает, что все пользуются офисом одинаково. Отдел продаж может чаще работать на встречах, бухгалтерия — приезжать в определённые дни месяца, а проектная команда — собираться целиком перед важным этапом. Поэтому расчёт лучше делать отдельно по подразделениям, а затем совмещать их расписания.
Полезно заранее договориться о днях совместной работы. Если каждый выбирает их самостоятельно, большинство может приехать в середине недели. В итоге мест не хватит именно тогда, когда офис нужен значительной части команды.
Не считайте только столы
Гибридному офису нужны не только рабочие места. Сотрудники созваниваются с коллегами и клиентами, обсуждают задачи небольшими группами и иногда работают с документами, для которых требуется тишина. Если все эти действия происходят в одной открытой зоне, свободный стол не решает вопрос с шумом.
На просмотре стоит проверить количество переговорных и небольших помещений для звонков, расположение розеток и качество мобильной связи. Важно оценить и места хранения: при незакреплённых столах сотрудникам нужно куда-то убирать личные вещи и рабочие материалы.
Проверьте расчёт на практике
Перед переездом можно на несколько недель ввести бронирование столов в действующем офисе. Такой тест покажет, в какие дни возникает нехватка мест, какие зоны почти не используются и насколько заранее люди планируют визит. Сложная система не обязательна: на первом этапе достаточно общей таблицы с понятными правилами.
В новом помещении полезно сохранить возможность менять расстановку без ремонта. Но проходы, доступ к окнам, розеткам и инженерным системам нельзя оценивать только по плану. Их проверяют непосредственно во время просмотра.
Количество рабочих мест для гибридной команды — это не число сотрудников минус те, кто работает из дома. Надёжнее учитывать пиковую посещаемость, расписание отделов и задачи, ради которых люди приезжают в офис. Rekorb помогает сравнить офисы в Санкт-Петербурге и подобрать площадь, которая соответствует реальному формату работы компании.
